Korisnički računi AAI@EduHr i Office 365

Pravila korisničkih računa Filozofskog fakultetu Sveučilišta u Zagrebu

Pravila za održavanje korisničkih računa
na Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu

odobrena Odlukom dekana od 17. srpnja 2017.

Zaduženja:

• Za administriranje korisničkih računa na FF je zadužena Služba za informatiku (SZI)
• Za tehničku ispravnost i informacijsku pouzdanost pri održavanju ovih računa odgovara voditelj SZI
• Voditelj SZI povjerava aktivnosti administracije korisničkih računa osoblju SZI
• Osoblje SZI administrira korisničke račune prema ovim uputama, brinući se za ispravnost, kompletnost i privatnost prikupljenih korisničkih podataka
• Korisničke račune administrira tajnica SZI, u sobi A129, svaki radni dan od 12-14h

Korisnički računi u smislu ovih pravila su:

• AAI račun je “elektronički identitet” u smislu Pravilnika o Ustroju AAI@EduHr sustava  i koristi se za pristup raznim uslugama s popisa dostupnog na adresi http://www.aaiedu.hr/statistika-i-stanje-sustava/web-aplikacije
  • Što je AAI?
  • Tehnički opis
  • Rječnik pojmova
  • Napomena: Nastavnici i studenti koriste svoj AAI račun za pristup ISVU sustavu, ali nastavnici moraju svoj AAI račun još i “registrirati” za tu namjenu u Uredu za ISVU, soba A127.
• Email račun omogućuje pristup elektroničkoj pošti pojedinačnog email sandučića na fakultetskim poslužiteljima.
• Office365 račun omogućuje pristup Microsoftovoj Office 365 usluzi za korisnike s FF (Office365 računi još nisu aktivni – srpanj 2017. – ali će uskoro biti).

• Svi ovi korisnički računi se održavaju u skladu s člancima 27.-29.  Pravilnika o Ustroju AAI@EduHr sustava  i Odlukom dekana o održavanju korisničkih računa.
• Na Filozofskom fakultetu postoje i drugi korisnički računi koje NE administrira SZI. Na primjer, administratori sustava Omega (za potporu učenju na daljinu) i knjižničnog sustava za posudbu knjiga i pristup svjetskim bazama znanja za pristup većine korisnika koriste AAI korisničke račune (koje administrira SZI), ali mogu u rijetkim specijalnim slučajevima korisnicima otvoriti posebne, “lokalne” korisničke račune i tako omogućiti pristup korisnicima kada za to postoji opravdana potreba, no Služba za informatiku ne može administrirati te “lokalno otvorene” račune.

Temelj za administriranje korisničkih računa, po vrstama korisnika:

• zaposleni – trajno, na temelju sklopljenog ugovora o radu, do raskida ugovora

SVIM OSTALIM KORISNICIMA RAČUNI ISTIČU ZAVRŠETKOM AKADEMSKE GODINE
I PO POTREBI SE PRODUŽUJU U IDUĆU AKADEMSKU GODINU

• vanjski suradnici – na temelju obavijesti od odsjeka o statusu vanjskog suradnika
• studenti evidentirani u ISVU sustavu – na temelju upisa u godinu evidentiranoga u ISVU sustavu
• poslijediplomski studenti – na temelju naloga Poslijediplomske referade za otvaranje i produživanje korisničkog računa ili uvida u indeks u kojem se vidi upis tekuće godine
• izvanredni studenti – na temelju informacije od voditelja studija ili uvida u indeks u kojem se vidi upis tekuće godine
• studenti Croaticuma – na temelju uvida u indeks Croaticuma u kojem se vidi upis tekućeg semestra
• ostali studenti – na temelju uvida u indeks u kojem se vidi upis tekuće godine
• gosti – na temelju dokumenta iz kojeg se vidi svrha i trajanje statusa gosta na FF
• studentske udruge, projekti, časopisi itd. – na temelju vjerodostojnog dokumenta (ovi korisnici mogu dobiti samo email račun)

Pravila za otvaranje i produživanje korisničkih računa:

• Sve osobe koje na FF imaju status zaposlenika, vanjskog suradnika, studenta ili gosta imaju pravo na korištenje nekih ili svih raspoloživih korisničkih računa i mogu ih dobiti na upotrebu ako to zatraže.
• Korisnik zahtijeva otvaranje korisničkog računa ispunjavanjem svih podataka na obrascu na kojem se nalaze i ove upute i potpisom na obrascu potvrđuje da razumije i prihvaća sve obaveze iz ovih uputa u vezi korištenja dobivenoga korisničkog računa.
• U nekim se slučajevima korisnički računi otvaraju masovno, na temelju vjerodostojnih podataka dostupnih iz različitih upisnih postupaka (brucoši s državne mature, upisi diplomskih studija, upisi posebnih studija), obavijesti Poslijediplomske referade i slično. U tom slučaju korisnici ne potpisuju zahtjev za otvaranje računa nego potpisuju dokument o preuzimanju dokumenta s podacima, na kojem su istaknuta prava i obaveze korisnika računa.
• Korisnički računi se produžuju automatski za korisnike čiji su podaci dostupni u nekoj vjerodostojnoj elektroničkoj evidenciji (ISVU sustav, na primjer) ili podnošenjem na izravan uvid vjerodostojne dokumentacije o statusu.
• Iz praktičnih se razloga smatra, za potrebe administracije korisničkih računa, da računi vezani za akademsku godinu istječu 15. studenoga, odnosno 31. prosinca za poslijediplomske studente te u neke druge datume prema uputama voditelja studija u slučajevima posebnih studijskih grupa.
• Korisnički računi korisnika koji nisu vezani za istek akademske godine (prekid rada, završetak studija i slično) istječu protekom 30 dana od isteka statusa na temelju kojega je račun otvoren, a najkasnije krajem mjeseca u kojem ističe tih 30 dana. U opravdanim slučajevima ovaj se rok može produžiti za kratko vrijeme, do završetka korespondencije oko natječajnih i sličnih postupaka začetih za vrijeme trajanja računa.

Pravila korištenja korisničkih računa:

• Osobe koje dobiju korisnički račun na FF (korisnici) smiju ga koristiti samo za svoje vlastite potrebe. Korisnici neće svoje korisničke račune ustupati na upotrebu bilo kojim trećim osobama, ni onima vezanima za Filozofski fakultet, ni onima koji to nisu. Korisnici također neće koristiti podatke tuđih korisničkih računa za svoje potrebe niti će podatke tuđih korisničkih računa ustupati na upotrebu bilo kojim trećim osobama.
• Korisnici neće koristiti svoje korisničke račune za bilo kakve nezakonite aktivnosti, uključujući i:
  • provale na tuđa računala,
  • neovlašteno korištenje tuđih podataka,
  • brisanje, mijenjanje ili oštećivanje na drugi način tuđih podataka,
  • ometanje ili sprečavanje korištenja i rada računalnih i komunikacijskih uređaja i usluga,
  • ometanje rada ili uznemiravanje bilo koga,
  • dobavljanje ili distribucija autorskim pravima zaštićenih materijala ili drugih spornih materijala prema tekućim propisima
• Kršenje ovih pravila za sobom povlači disciplinsku odgovornost.

Privatnost osobnih podataka:

• Sve podatke koji se prikupljaju radi administriranja korisničkih računa korisnici dobrovoljno daju u svrhu obavljanja posla radi kojega su prikupljeni, tj. administriranja korisničkih računa.
• Svi podaci korisnika čiji su korisnički računi trajno istekli zbog prekida radnog odnosa, završetka studija, ispisa sa studija i slično brišu se protekom zakonskog roka od dvije godine od vremena zadnjeg aktivnog statusa.
• Svi zaposlenici koji rade na administraciji korisničkih računa će se s dužnom pažnjom odnositi prema prikupljenim osobnim podacima i nikad ih neće davati trećim osobama, a ako ipak postoji potreba za bilo kakvim uvidom u prikupljene podatke, to će uvijek ići isključivo preko voditelja SZI.

Vjerodostojnost informacija:

• Status svih osoba kojima treba otvoriti račun ili produljiti njegovo trajanje će se utvrditi ili iz odgovarajućih elektroničkih evidencija (ISVU sustav, popis pristupnika s državne mature, popis pristupnika s drugih upisnih postupaka) ili izravnim uvidom u vjerodostojnu dokumentaciju iz koje se vidi identitet korisnika i temelj njegovoga prava na otvaranje ili produljivanje korisničkih računa.
• Izravna telefonska i elektronička komunikacija s tajništvima, referadama, voditeljima studija, voditeljima projekata i slično se smatra izvorom vjerodostojnih informacija.
• Informacije iz telefonskih poziva korisnika ili njihovih email poruka ili dostavljenih skeniranih materijala NISU vjerodostojna dokumentacija.
• Iznimno od prethodnog stava, osoba zadužena za administriranje računa može u posenim slučajevima produljiti korisnički račun nakon provjere korisnikovih navoda kod trećih izvora (tajništva, referade, voditelja studija, voditelja projekata, mjerodavnih nastavnika itd.)